EVENTPLANUNG UND TEILNEHMER-HANDLING
Gerade in der Eventplanung ist es wichtig, neben dem Teilnehmer-Handling alle weiteren relevanten Informationen stets aktuell und griffbereit zu haben.
Ausgehend von der Gästeeinladung sowie den Zusagen können die weiteren Planungen der Veranstaltung vorgenommen werden. Für ein gelungenes Kundenevent ist es maßgeblich, dass alle Einzelteile wie ein Uhrwerk zusammenspielen. Daher ist außer der Location, die der Gästezahl gewachsen sein muss, auch das Event-Catering, die Veranstaltungssecurity, der Brandschutz und viele weitere Teile bis hin zur Garderobe ausschlaggebend.
Mit unserem GLM.NET Gästelisten- und Teilnehmer-Handling haben Sie alle diese Punkte immer aktuell im Blick, egal wie viele Personen gleichzeitig an der Eventplanung teilhaben.
Verwalten Sie problemlos Ihre eingeladenen Gäste und Begleitungen, die Location mit Areas (Ein- und Ausgänge, Notausgänge, max. Personen, etc.), beteiligte Dienstleister, den Einsatz von Security-Personal, und vieles mehr ganz einfach in unserer Online-Software.
Event Daten
Grundlegende Event-Daten wie der Veranstaltungstag und die gewünschte Gästezahl können ebenso im System geplant werden wie die zugehörigen Locations/Veranstaltungsorte. Außerdem lassen sich Dienstleister und Budgets zusätzlich Verwalten und mit dem Event verknüpfen. Ansprechpartner und Verantwortliche können damit von jedem Organisator stets ausfindig gemacht werden. Dies spart Zeit und Geld bereits in der Planung.
Gäste Einladung
Durch einen initialen Import Ihrer Daten in das System stehen Ihnen alle Personen in Ihrem eigenen Verteiler zur Verfügung. Durch Auswahl der Personen bzw. Teilnehmer können diese in der Planung des Events (durch Drag&Drop) zugeordnet werden – sie werden dadurch zum „Gast“.
Über eine auf Ihre Bedürfnisse angepasste E-Mail-Vorlage können die potentiellen Gäste elektronisch eingeladen werden. Natürlich können Sie bei uns auch die Einladung der Gäste auf postalischem Weg buchen, wir übernehmen das für Sie.
Online Zusagen / Akkreditierung
Über unsere Online-Akkreditierung kann jeder Gast mit seiner persönlichen PIN seine Zusage ausfüllen. Zudem können Begleitungen namentlich erfasst und ebenfalls Akkreditiert werden.
Durch zusätzliche Abfragen können bei diesem Prozess bereits spezielle Bedürfnisse (Ankunftszeiten, Hotel-Zimmer, Vegetarier, AGBs, etc.) geklärt werden, die ebenfalls in der Event-Planung ausschlaggebend sind.
Per E-Mail erhält der Gast eine Bestätigung seiner Teilnahme an der Veranstaltung sowie einen persönlichen QR-Code für unseren FAST Check-In mit modernster Check-In-APP.
Check-In zum Event
Unabhängig ob Sie einen oder mehrere Eingänge haben, können Sie mit beliebig vielen Tablets über unsere Check-In-APP oder mit Client-PCs und unserer Check-In Oberfläche, Ihre Gäste in Empfang nehmen und Einchecken. Dazu benötigte Laptops oder Tablets sowie das Check-In Personal können bei uns angemietet werden.
Show Time!
Während des Events stehen Ihnen mittels unserer Veranstalter-APP alle Relevanten Informationen auch mobil zur Verfügung.
- Wie viele Gäste sind bereits eingecheckt?
- Wie viele werden noch erwartet?
Egal wo Sie sich befinden, die Kontrolle entgleitet Ihnen nicht.
Location und Zugangskontrolle
Hat der Gast Zugang zu diesem Bereich (z.B. VIP-Area) oder nicht? Wie viele Personen fasst dieser Veranstaltungsbereich? Benötigen wir zusätzliche Kapazitäten?
Alle diese Fragen müssen Sie sich mit unserem Gästelisten Management nicht mehr stellen, weil die Fakten stets sekundenaktuell zur Verfügung stehen!
Nachauswertung
Welche Gäste waren anwesend und wie war das Verhältnis von Kunden, Geschäftspartnern und VIPs?
Mit unserem Statistik-Tool und einer ausführlichen Übersicht stehen Ihnen alle diese Fakten zur Verfügung, um Kunden oder Vorgesetzten ein entsprechendes Reporting (mit entsprechenden Diagrammen) zusammenstellen zu können.
Unsere Leistungen
Ebenso Modular wie unser onlinegestütztes Teilnehmer-Handling und Gästelistenmanagement, können Sie auch unsere zusätzlichen Leistungen buchen. Vom kompletten Einladungsmanagement bis hin zum Check-In mit Hostessen unterstützen wir Sie seriös und zuverlässig bei Ihrem Event. Sie sind der Spezialist für Events, wir die Spezialisten für Gäste und Teilnehmer.