QR-CODE CHECK-IN

Der Einsatz von QR-Codes zum Check-In ist für unser Gästelisten Management selbstverständlich und bereits in der Eventplanung nicht mehr weg zu Denken. Durch die Gästeindividuellen und personalisierten QR-Codes kann eine Vielzahl an Informationen in Sekundenschnelle verarbeitet werden. Diese Art von Scan-Codes wurde für die Erfassung von Daten in kürzester Zeit mit einem Höchstmaß an Fehlersicherheit entwickelt. Der Name QR-Code steht für (englisch) “Quick Response” und bedeutet schlicht „schnelle Antwort“. Insbesondere an den Check-In Countern ist eine schnelle Verarbeitung der QR-Code Daten für einen schnellen und vor allem reibungslosen Einlass der akkreditieren Gäste wichtig.

Und genau in dieser Art und Weise setzen wir die QR Codes ein – bei unserem „FAST Check-In“.

Wie kommt der Gast an seinen QR-CODE für den Check-In?

In der Online-Akkreditierung hat der eingeladene Gast die Möglichkeit, seine E-Mailadresse anzugeben und damit eine Bestätigungsemail seiner Zusage zu erhalten. Diese enthält dann den Persönlichen QR-Code für den Einlass an den Check-In Countern am Veranstaltungstag.

Einlass mit QR-Code am Check-In

Am Empfangscounter bzw. Check-In kann der Gast einen Ausdruck seiner Zusagenbestätigung vorzeigen. Auf dieser befindet sich der persönliche Scan-Code, der durch die Mitarbeiter und mobile Endgeräte mit Hilfe unserer Check-In-APP erfasst werden kann. Dadurch wird das Erfragen und anschließende Suchen des Namens des Gastes überflüssig, das Gästelisten Management springt direkt in den zutreffenden Datensatz des Gastes.
Bereits in der Eventplanung kann dieses Vorgehen berücksichtigt und die Einsatzplanung von Mitarbeitern am Check-In optimiert werden. Kürzere Wartezeiten tragen zur positiven Stimmung der Gäste und damit auch indirekt zum Gelingen des Events bei.

Datensicherheit im QR-CODE

Der von uns eingesetzte QR-Code ist codiert und damit ausschließlich von unserem Gästelisten Management System zu entschlüsseln. Es ist daher nicht möglich, durch beispielsweise einen gefunden Scan-Code (bei Verlust durch den Gast) Rückschlüsse auf Daten des Systems zu erhalten. Natürlich ist eine Doppelverwendung des QR-Codes am Check-In – auch bei anderen Events – absolut unmöglich. Die Mitarbeiter am Check-In werden umgehend über den Versuch informiert und können den Gast in geeigneter Form an einen Ansprechpartner verweisen.

Vom Mobiltelefon scannen?

Natürlich ist es auch möglich, den persönlichen QR-Code des Gastes am Einlass-Counter direkt vom Display seines Mobiltelefons zu Scannen. Es ist also für den Gast nicht zwingend notwendig, die Bestätigung mit dem QR-Code auszudrucken, er kann die Bestätigungs-E-Mail auch auf seinem Smartphone öffnen und abscannen lassen.